10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

10 time sucks for creatives and how to minimise them - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

你是否觉得日常工作节奏失衡?你是否经常面临截止日期的问题?你是否总是全力以赴才能勉强赶上进度?

我们总会在无意识中浪费很多时间,如果你仔细注意是什么占用了你的时间,并想办法将它解决,你会感到每天仿佛多出了几个小时,自然就有更多的时间可以投入项目创作,甚至进行些你一直想做的业余活动。

这篇文章中,我们会列举无形中占用了时间的那些事项,你可以对比自己的工作和生活状态,看看是否是其受害者。

01.电子邮件

1 emails - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

过去,很多职员上班的第一件事就是拆信并回复信件,与之相比电子邮件已经省时省力的多了。然而,大量的电子邮件也会让我们心力交瘁。

如果你被邮件淹没,说明你管理邮件的系统有问题,或者你压根没有使用什么手段去管理它们。然而,好的邮件管理策略能为你节约大量的时间。

尽管没有关于邮件管理的普世适用的策略,仍建议你根据自身需要找到合适的管理系统,很多系统允许你进行详细的设置,尽早完成它们会让邮件管理更有效率。很多人用“没有时间”来当作不设置邮件管理系统的借口,这属于骑驴找驴的愚蠢行为。

所以建议你找出一个小时的时间,想一想你应如何组织管理邮件,接下来找一个可以实现相应需求的系统并妥善设置。如果你不知道如何做,可以查看以下建议:

  • 登陆一个常见的商用邮箱。
  • 将你需要被管理的邮箱绑定在该邮箱上,设置“代收邮件”。
  • 在“收件”规则里设置邮件归类方式,比如可以把来自某一后缀的(比如你的同事都)或标题含有某些内容的(比如你订阅的期刊)自动归类到单独的文件夹里以便查阅。后者还可以设置自动标记为已读。
  • 过滤一些常见的垃圾邮件和地址。

你可以参考这篇文档获取更多建议:

实用邮件管理指南,教你用1/3的时间整理你的收件箱

02.即时会议

2 Instant Messaging - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

这里所说的“即时会议”可能有字面意思上的误导,我们指的是通过即时通讯软件进行项目讨论。也许你会认为打字沟通是很节约时间的方式,但很多时候并不是这样。

即便你的打字速度非常快,也不能让某些沟通快速完成。但是通过首先打字沟通来解决问题似乎成为了我们的思考常态,很多人甚至不会考虑也许一个电话或一次视频聊天能够在更短的时间内解决问题。

和人沟通时如能听到对方的声音,就能了解对方的情绪、消除话语的歧义从而促进相互理解,这些是难以通过打字实现的。并且通过这些方式,能给双方一些心理上的压力,促进双方快速做出决策,而不是聊个没完。

诚然,如果不通过打字,要想把沟通的内容记录下来以便查阅是比较困难的,但这不是大问题。你可以在完成沟通后,给对方发送简短的总结性的邮件,来复述双方的决策,这样既能让对方确认,又方便了自己的查阅。

03.开会

3 Meetings - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

我们刚刚说到,很多时候面对面沟通能比打字沟通更快速地解决问题。开会显然是面对面沟通的方式,但它也可能是最糟糕的方式之一。

每个人大概都经历过沉闷、无聊而漫长的会议吧,往往这些会议还没有任何成效,甚至在大家的分歧中结束,结果是浪费了每个与会者的时间。为了避免这种情况,应该为会议定制一些规则,并确保每个与会者都遵守它们。

可以参考的会议规则如下:

  • 准备好清晰的会议议程,明确会议目标(最好不要太多):如果你不知道开会的目的是什么,那还开什么会?
  • 不要跑题:如果想要提出议程之外的议题,必须等会议结束之后私下讨论。
  • 设定会议结束时间(整个会议不可以太长),不允许开会迟到。
  • 控制与会者数量(越少越好)。

另外,还有些小规定可以提升会议效率,增强对会议的控制。比如要求与会者将手机和笔记本放在指定位置,只能携带笔记本参加(主要是考虑到电子设备比较容易分散与会者精力)。更进一步,你甚至可以考虑移除所有椅子:人们在舒适的环境下会更加慵懒,站着会让他们效率更高。你可以参考这篇文章了解更多会议控制的相关细节:

如何提高会议效率

04.会议间隔

4 Gaps between meetings - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

会议本身占用的时间就是个问题,然而我们常常忽略了会议间隔造成的时间浪费。举例来说,你在开完一场会后,发现15分钟后还要参加另一场会议,你要怎么打发时间?花5分钟来到你的工位进入状态,工作5分钟,然后离开前去开会?别开玩笑了……

理论上的解决方案是将会议间隔安排的更短,这样也能给会议主持者更多压力,促使他们准时结束会议。如果你没法左右会议时间安排,可以提前准备一些可以在15分钟左右完成的、不需要在工位上进行的事项,比如回复比较复杂的邮件。

通过对整日工作的答题安排,你可以更好地决定在会议间隙究竟该做什么。这样可以避免你把工作时间浪费在微博等社交媒体上……

05.社交媒体

5 Social Media - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

既然说到这个问题,不妨先思考以下:每天你会花多少时间在社交媒体上?你可以下载一些统计软件来获取各种APP的使用时间和频率,比如安卓的AntiSocial和iOS的Pryxsee。你可能不会意识到他们在微博等社交媒体上每天会浪费多少时间,据调查很多人实际每个月会因为刷社交媒体浪费1天的时间。

不妨扪心自问:既然觉得自己效率不够高,为何不关掉手机——至少切断网络连接——全身心投入工作中呢?

社交媒体可能让我们觉得我们必须随时在线,并且接受外界的联系,对自由职业者来说更是如此。但对此我们应提出质疑,毕竟事实上最重要的信息几乎总是通过邮件等方式送达的,而不是社交媒体。

我们且不提具体的事例,单说社交媒体的消息——难道是必须即时回复的吗?难道注册了就必须在线吗?我们建议大家否定这种想法,在决定工作的时候就专注工作,关掉这些不必要的APP。

06.上下班路程

6 Commuting - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

对自由职业者来说,最大的优势就是远程工作,这将为你省下不少路程时间。但毕竟大多数人都不是自由职业者。

因此,如果你需要上下班,该如何避免这段时间的浪费呢?

有两种方法。第一,如果你乘坐公交或地铁上班,可以想象能否在路上进行一些工作。但毕竟这是个不安定的环境:有时你可能没有座位,或者网络信号不佳甚至压根没网,此外还要忍受嘈杂的环境。但这些都不是不能解决的。

比如,你可以带上笔记本电脑,做一些不需要网络的设计;戴一副消音耳机来屏蔽嘈杂的观景;早些出门,这样有更高概率能占到座位。

第二,如果你不能在路上工作,可以找其他方式来利用这些时间。有些人可能会选择刷播客、电视剧或节目,但读书往往是更好的主意。

或许你觉得在路上看书根本说不上有助于工作,但同样地这样也不应视为浪费时间。如果你阅读的书籍和工作相关,那就更无可非议了。

07.看电视

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著名的前卫设计师Vivienne Westwood从来没购置过电视,她认为如果被过多的娱乐分心,就很难创造出伟大的作品。尽管这个观点有些极端,但很多人在电视机前浪费了太多的时间,这也是不争事实。更糟糕的是,这些人往往还不觉得电视多么有趣。

诚然,现在有各种网络视频服务,比如优土豆和Bilibili,可以让我们看更多想看的内容,而不必花太多时间在选节目和看广告商。

然而,电视节目尤其是长篇电视剧是可怕的时间杀手,很多人会不断嘟囔着“再看最后一集”而迟迟不去做其他事情。家长们往往会规定孩子只能看多长时间的电视,但并没能做出榜样——我们每个人都应该有目的地限制自己看电视的时间。

另外,可以试着节选观看,而不是把每个节目都看完。这可以提升你的观赏体验,避免漫长的情节浪费你的时间。总的来说,挑自己喜欢的部分看吧,你有这个权利。

请不要在这里犯强迫症,点开了一部剧并不意味着你必须把它看完。很多观影者都信奉“三集定律”,即如果你看完第三集仍不觉得多么有趣,那何不干脆就放弃?就算过了一段时间,你又觉得某部被你放弃的剧集是不错的,再回看也不迟。

总而言之,克服在电视机前泡着的这个毛病,节约下的时间不止一点两点。

08.分发任务

8 Tasks you should have delegated - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

很多时候我们觉得自己正在为项目添砖加瓦,而事实并非如此——有其他人同样擅长或更擅长你在做的这份工作,但他现在没事可做——这在工作中时有发生。人们经常会想要多做一些,对职业者来说有利于事业发展,对自由职业者来说意味着更多的收入。但很多时候,我们却觉得某任务太重要了,不愿意把任务分发给他们。

然而这是有必要客服的。分发任务和授权可能最开始很困难:你必须让正确的人去做正确的事,平衡好引导和介入,给出好的建议并保持耐心。但当你在分发任务上越来越娴熟,你会从中获益良多。合理的授权是双赢的,对你的事业发展是重大利好。

09.工作中断

9 Interruptions - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

有时候在办公室,我们会感觉什么都做不成:你正在尝试集中精力解决一个关键问题,但很多事却让你分心——某个同事想和你聊聊足球,有电话打来想请你做他们赛事的赞助商。如果我们的工作被打断,可能就意味着某个环节必须重新开始。

在你真的需要集中精力的情况下,应当明确告知他人你不想被打扰。你可以选择的方式有很多,比如带上耳机,告知你的同事你需要1个小时的专注时间,或者找个独立的办公室在里面呆一会。

当然相对的,有时候我们的工作很无聊,反而会希望周围有些杂音或者同事和我们闲聊几句。因此,不要疏远你的同事,心平气和地和他们沟通,让他们知道某些时候你真的不要集中精力就可以了。当然相对的,在他们需要专注的时候也不要去打扰。

10.拖延症

10 Procrastination - article, sharing - 10个职场时间杀手,妥善处理,提高效率!

我们要说的最后的,也是最大的时间杀手就是拖延症。你可能很清楚,你接下来有必要完成某个你不喜欢的任务,然而你却想办法找到一些其他任务来做,或者不断喝茶,呆坐不动,顶着一张白纸出神——这些当然都无助于你完成任务。

治疗拖延症最好的办法,就是认识到你到底需要做什么,以及为什么你要做。不论你是单纯害怕失败,还是需要进食和休息,对任务清晰的认识总是必要的,否则你便无从解决它。对于拖延症,你还可以参考这篇文章:

5个简单的方法,帮你战胜拖延症

 

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