实用邮件管理指南,教你用1/3的时间整理你的收件箱

在创意领域中恐怕没几个人想要追求管理的乐趣,然而我们却花费了大量的时间在诸如检查邮件这样的事情上。

的确如今又很多软件和技术可以用来帮助我们管理收件箱,对于设计师来说,意味着可以从Outlook或Gmail等中解放出来,将更多的时间投入在Illustrator、Photoshop和Maya等软件上面……

在这里,我们将会给出一些关于邮件管理的建议,它们不是书上那些实用性不高的言论,也不是诸如“总是为邮件取一个有意义的标题”这样的烂大街的建议,而是我们在多年工作中总结出来的,可以帮助你更好地管理和使用邮件的实用建议。不论你是在进行正式工作,还是作为自由工作者,它们都能或多或少帮到你。

01.让邮件堆积起来,在空闲时间处理它们

let email pile up - article, sharing - 实用邮件管理指南,教你用1/3的时间整理你的收件箱

最好的管理邮件方法之一,就是不去管理它们。这不是开玩笑,你可能有必要战胜有邮件未读的焦躁感和羞愧感。在你的代收邮件急剧增长时,相信你的直觉:如果你觉得它们即便晚点回复也没关系,那就不要着急去看它。如果真的是紧急的事情,发邮件的人会想起他办法联系你的。

你有自己应优先处理的工作,我想那不会是回复邮件。很多人会选择关掉邮箱等软件上的“代收邮件数量”的小图标,这是很好的办法,因为很多时候它没有任何意义。相信我们,你有权不第一时间查看邮件。

02.不要将检查邮件作为第一项任务

很多人习惯一坐下就先冲杯咖啡,并打开邮箱开始清扫邮件。这是个不太好的习惯,对一天的日程安排可能是致命的。这很容易理解:你可能会把邮件中提及的一大堆事项加入代办清单,包括你昨天没能及时收到的一些,这些事情可能会导致你真正需要处理的工作被打乱或拖延。

请将检查邮件的任务安排在其他时间点,并有益身心地开始一天的工作:思考一下今天的任务,随便涂鸦发挥一些创意,或者刷在网上几篇设计文章。接下来,请先专注于自己的本职工作,然后再打开邮件客户端。

03.不要把电子邮件当代办清单用

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很多人习惯于把某些邮件设置为星标邮件,或者干脆让他们出于未读状态,以提醒自己“稍后需要处理这封邮件”。但其实很多人心里清楚,源源不断的新邮件会将这封邮件淹没,让它离开你的收件箱第一页,很多情况下你会因此忘记它。所以,不要再把你的收件箱当作代办清单了,养成制作真正“代办清单”的习惯。

代办清单即To Do List,有很多方法可以实现它,从最简单地在电脑屏幕上贴便利贴,到使用手机APP不一而足,只要养成使用习惯,你就会发现代办清单的好处:它不仅可以让你接下来的安排清晰明了,还可以提醒你每件任务的时间节点(前提是你设置好了这些时间节点)。这将提升你的工作效率,并让你可以更好地支配空挡时间。

04.给你的邮件上色

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对于创意工作者来说,对视觉的欣赏已经成为本性,即便你并非设计师,使用自动颜色代码来标记邮件也是不错的点子。包括Outlook在内的很多邮件管理系统都可以做到这些。操作方式大同小异,在类似“收件规则”的选项里,你可以设置给特定的邮件标注特定的颜色:比如将来自于某个特定客户的邮件标题涂上蓝色并加粗,或者将某个特定格式的内容文本标记为红色高亮(比如电子邮箱格式或网址)。特别是对于要同事对接大量客户的自由工作者来说,掌握这个技能可以让你的收件箱一目了然。

05.活用筛选功能

“收件规则”还可以帮你做到筛选,即将特定的邮件归类到特定的文件夹里。很多人把这个功能用的很极端,他们设定了规则让主收件箱里不会接到任何邮件(比如设置将发件人邮箱里带@字符的邮件都归类到子文件夹里),你并不需要做到这么极端,但仍有可用武之地。考虑一下那些最特殊的邮件,给他们设定自动整理规则就可以了,如我们上面提到的,可以将所有已知客户的邮件收到同一个文件夹里。

很多第三方系统都会有“邮件提醒”之类的功能,比如日程管理软件会每隔一段时间向你发送整理过的近期日程,这时你就可以使用“收件规则”将它们规整起来。日后不仅查看和导出更加方便,也更容易做统一分析。

如果你使用Gmail,可以发现它使用“标签”功能而非筛选。这个功能实际比筛选更加强大,你可以给一封邮件打上多个标签,实现多条件筛选。

另外,大多数商业邮件系统都拥有智能管理的能力,来帮你抵挡垃圾邮件并帮助你整理收件箱。比如你可以设置将收件箱内超过30天的邮件自动整理到“已处理”文件夹,或者将“已处理”文件夹内超过180天的邮件自动整理到“回收站”文件夹,这些功能可以帮你管理有限的邮箱空间,减少无关邮件的数量。

06.使用签名功能快速制作标准化邮件

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我们经常会发一些类似的邮件,它们可能有统一的格式:或顶部有公司的Logo和标准慰问语,或底部有标准结束语,或最后有系列联系方式。如果单纯把它门保存下来并依靠复制粘贴,长此以往会占用大量的时间。

为了解决这个问题,大部分邮件客户端都有“签名”功能,它允许你将任意内容作为邮件的签名,自动添加到邮件内容中。你可以制作多个签名用以不同的用途,这样在新建邮件的时候就不用费力去寻找标准格式,只需点击相应的签名,内容就会自动添置好。

07.非工作时间最多分类邮件,而不要逐一查看

你可能非常想在休息时间看看邮件,尤其当你是自由职业者或管理层人员时。但我们却要给出相反的建议:不要在工作时间之外查看邮件。你可能不理解也不接受,但请考虑一下工作和生活的平衡问题,我们建议你即便要在休息时间管理邮件,也只是分类他们。

或许你的家人不会在乎你在看电视时用手机刷刷邮件,但工作相关的邮件回引起你的思考甚至是你焦虑,单纯为了你明天有个更好的工作心态,也不建议你这么做。

如果你说什么也要在休息之间这么做,建议你只进行整理和删除,把要救的火留到明天吧!当然,非常特殊的情况也要特殊处理。

08.不要妖魔化来件通知

很多关于邮件管理的文章会建议你关掉来件通知,但某些情况下你通过这些通知功能来可以快速处理邮件,并提高你的工作效率。

比如Windows 10自带的邮件系统,如果开启通知会在右下角弹出。当右下角的邮件值得快速回复的时候,你只需要点击通知就可以调用邮件客户端,而不用关掉或最小化正在处理的Photoshop等窗口。这样也许因为你的快速回复,很多项目的进度可以被大大提前。当然,如果弹出的邮件是低价值信息,无事它就可以了。

09.需要专注工作时,关掉邮件提醒和其他干扰项

有些时候,你需要足够专注地进行工作:方案撰写、图形设计、音频处理……此时你可能会进如极佳的工作状态,而一点叨扰就可能毁掉它。此时,你应该彻底关闭邮件提醒以及其他干扰项,保持周围环境的安静与整洁,以便让你全身心投入在项目上。有些APP可以帮助你实现一键暂时关闭所有提醒甚至暂时锁定手机的功能。

10.坚持“两分钟原则”

虽然我们不想在这篇文章中加入华而不实的鸡汤类小贴士,但《Getting Things Done》中有一句话在这里十分适用:如果一件事两分钟内就能完成,那么现在立刻马上就处理掉它。虽然这对某些长篇幅的复杂的邮件来说无济于事,但你可以利用这一原则快速处理掉那些简单的邮件,过后你会发现收件箱变得清爽友善多了。

11.尝试其他沟通手段

你可以思考一下平时都用邮件干什么。除了工作沟通之外,是否经常用来进行不必要的问候,或者只是确认很简单的事情?如果你发现大部分邮件都属于后两者,就应该考虑是否应该换一种方式。现在有很多即时通讯软件比电子邮件更适合上述用途,比如微信,多用这些方式沟通,浪费在邮件客户端上的时间就会减少。

 

《Macworld》

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