年会将至!甲方,你该如何办好一场年会?

什么?你说现在才9月初,为什么要说到年会?年会不是好几个月之后的事情吗?并非如此,现在正式开展筹备的最佳时机。

过了这个村,就不是这个钱了。

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关于今年年会……你不要说了我先头疼一会。

年会作为一个大多数员工都会期待的日子,却是策划人员的噩梦。即便是找了专业的代理公司负责,做对接人也不是什么轻松的事情。毕竟年会涉及到公司的精神、文化、风格、体系、战略等等,是不可能全部交给外包去决定的——如果你这么干,老板就要干你了。

所以,今天我们来聊一聊:作为甲方,你该如何进行年会筹备,又应该做什么呢?

 

笔者之前在知乎上有过一篇回答,比较粗略:

https://www.zhihu.com/question/53393164/answer/135789619

整体是根据具体任务,用倒推法来推算时间的。但是根据具体执行的需要,时间本身当然需要调整,往往会不那么容易推算时间表。这里本人将按照模块来梳理年会需要做的基本准备工作,并从甲方的角度叙述大体该如何安排时间。

 

班子组建

万事俱备,没了东风啥都不行——诸葛亮。

 

对一场活动来说,班子是最重要的,是推动活动执行的东风。对于甲方来说,明确公司里谁可以在年会筹备这件事上帮忙,这是非常必要的。

材料准备、供应商选择、方案预审、KV、细节对接、采购核算、节目监督、催场、主持……如果你可以一个人搞定所有问题,那我只能选择跪拜了。在筹备的开始阶段,就要跟相关人员碰个头打个招呼,即便是在年会开始前一个月才需要麻烦他,也务必提前安排。

跟人事沟通,确定核心人员在相关时期的休假安排,以及可能需要他们参与对接的时间,准备一份表格。不必过于详细,这张表的主要作用是:紧急需要帮忙时不至于从头开始想要找谁。

《表格1:2017公司年会内部筹备人员联络表》

 

拿到乙方的方案,并审议修改通过后,准备工作应该已经有了框架。这时,根据所有准备工作涉及到的项目,明确分工,制定表格。

表格必须包括所有目前能够想到内容的执行人和负责人。执行人可为乙方或甲方,而负责人需要为甲方。负责人的工作是对接修改细节,以及监督到位与否,人选建议从表格1中按职位抽取。

这张表格应该在在乙方提供的《2017公司年会项目进度表》之上进行修改补充得到。

《表格2:2017公司年会项目进度表(含执行人及负责人)》

 

在活动筹备的中后期,也就是活动开始前1个月左右,大部分准备工作应该已经开展甚至接近尾声了。这时年会执行当天,或者当天及前一天,具体的明确职责就很有必要了。届时,需要有正确的人去处理突发情况,管理工作细节等。

因此,需要和乙方全方位沟通,制定表格。表格应该包括当日所有负责人的电话,包括甲方和乙方雇佣的第三方供应商、场地提供商等。

如果你足够有心,可以将就近的医疗站、消防局等的电话查明家在表格里。这件事情务必要求乙方全力配合,明确到人。

《表格3:2017公司年会当日联络单》

 

时间管理

计划赶不上变化,没有计划就要被变化按在地上摩擦——鲁讯。

 

时间安排是最重要的。当然,这篇文章讲的就是如何做年会筹备的时间安排,放在这里可能显得有点突兀。

一切的起点,都在决定开始筹备年会的那一刻。那么,公司到底应该提前多久筹备年会?我们来简单算一下——一般来说,公司举办年会的时间在元旦之后,过年之前,我们姑且算作有7周时间吧。举办年会租用场地,一般是租用2天以便彩排和装潢。那么,同一个场地只有25个档期。拿上海来说,能举办超过1000人晚宴的外租场地总共不到10个,也就是仅有250个可用档期。而上海规模超过1000人的常驻公司有几千家呢?人数更少一些,场地的选择是多了,可公司多得更多,尤其是那些物美价廉的好场地,想在如意的时间抢到手更是难上加难。另外,很多活动公司常年垄断优质场地,也给这场战争增加了很多难度。

所以一般来说,建议提前4-6个月选择场地并签下预定。这么早可能老板还没想到年会的事情——如果你确定对接人一定会是自己,那不要在乎怎么多,先选起场地和供应商吧!

做张表格丢给老板,让他去琢磨。

《表格4:2017公司年会场地和供应商预审表》

 

选好供应商,把需求说清楚,就自然能催到一份表格,上面已经提到过了。

《表格2:2017公司年会项目进度表(含执行人及负责人)》

 

就算策划想的再好,年会筹备过程中流程是不可能不变化的。尽管如此,提前估好流程也是必要的,对主持人、演员来说,知晓每个环节的时间节点能扼杀不少麻烦。

这份表格不用你来做,只需要向乙方催要,然后审下就可以了。同时你可以拿到其他材料,和时间流程是息息相关的。

《表格6:2017公司年会时间流程》

《表格7:2017公司年会节目单》

《文档1:2017公司年会主持人串词》

 

材料呈递

空洞的、模糊的、别人看不懂的都是废话——亚里士多德。

 

材料呈递是重中之重,甚至可以说是对接人的主要工作。从工作之初,你就需要找到公司领导,让他们为年会定调,最好能把口号也定下来。

因为除了基本需求之外,为了一份合适的方案,你还需要向乙方扔材料。如果老板不愿意配合你想,你就把公司介绍文档扔过去吧,什么公司精神啊、slogan啊都可以,大原则是:可以让老板觉得不好,不要让老板觉得不对。

《文档2:2017公司年会主题和内容》

 

收方案,选一选,然后整合修改一下给上级或老板。注意,方案里创意可以没太有,但报价单是必须有的,而且要尽量详细,重点不在一共多少钱,而是在报出的内容是否有合理的单价。多对比,乱收费的可以直接PASS。

然后就静候消息吧,十天半个月不给正式回复也是有可能的。

《文档3:2017公司年会方案初选》

 

然后就是拉锯战了。最终,你们会交换以下文件:

《文档3+X:2017公司年会方案修改意见X》

《文档4:2017公司年会方案定稿》

《表格8:2017公司年会物料表&报价单(初稿)》

 

以及细节的执行。涉及到的交接文件会非常多,以下只是举出了部分例子:

《文档5:XX公司VI标准文件》

《文档6:2017公司年会KV设计初稿》

《文档6+X:2017公司年会KV设计定稿》

《文档7:2017公司年会设计样图(含3D效果图)》

《表格9:2017公司年会采购清单(含礼品)》

《表格10:2017公司年会到货情况详单》

《表格11:2017公司年会节目初选》

《表格11+X:2017公司年会节目定稿》

《表格12:2017公司年会印刷品清单》

《表格13:2017公司年会印刷品到货情况详单》

 

保留余地

给自己留下空间,不然可能死的很惨——达尔文。

 

凡是活动,余地是尽可能要留下的:

  • 印刷品至少预留5天,需要快递的情况下至少7天。
  • 采购至少预留10天,有清点的必要。
  • 活动前3天最好没有预先安排,突发情况总会有的。
  • 关键环节必须有备案,比如告知主持人备选的发言领导。
  • 节目彩排至少提前6小时,但那往往是场地筹备最忙碌的时候。
  • 所有音频视频至少提前1天测试,重新压制勉强可以赶上。
  • 预算最好有多出的几千元,预备突发情况
  • 奖品和号码牌之类的,必须准备额外的数目。

 

其他

剩下的交给乙方去解决吧——万能的老板。

 

不要着急结束,有些事情还是需要你这个对接人做的。

 

这几份文件,你必须签署或有公章备份:

  • 《XX场地租用协议》
  • 《关于XX为XX进行年会策划和执行的合同》
  • 《保险购置确认书》

 

这几个会议或活动,你必须要开或参加:

  • 公司内部年会方向确定会
  • 公司内部相关人员碰头会
  • 加以双方意见交换会,多场
  • 看场地
  • 活动前夕的活动执行碰头会

 

目前就想到这么多,如有补充或意见建议,欢迎提出!

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卡米雷特

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