实用邮件管理指南，教你用1/3的时间整理你的收件箱
在创意领域中恐怕没几个人想要追求管理的乐趣，然而我们却花费了大量的时间在诸如检查邮件这样的事情上。
的确如今又很多软件和技术可以用来帮助我们管理收件箱，对于设计师来说，意味着可以从Outlook或Gmail等中解放出来，将更多的时间投入在Illustrator、Photoshop和Maya等软件上面……
在这里，我们将会给出一些关于邮件管理的建议，它们不是书上那些实用性不高的言论，也不是诸如“总是为邮件取一个有意义的标题”这样的烂大街的建议，而是我们在多年工作中总结出来的，可以帮助你更好地管理和使用邮件的实用建议。不论你是在进行正式工作，还是作为自由工作者，它们都能或多或少帮到你。
01.让邮件堆积起来，在空闲时间处理它们
最好的管理邮件方法之一，就是不去管理它们。这不是开玩笑，你可能有必要战胜有邮件未读的焦躁感和羞愧感。在你的代收邮件急剧增长时，相信你的直觉：如果你觉得它们即便晚点回复也没关系，那就不要着急去看它。如果真的是紧急的事情，发邮件的人会想起他办法联系你的。
你有自己应优先处理的工作，我想那不会是回复邮件。很多人会选择关掉邮箱等软件上的“代收邮件数量”的小图标，这是很好的办法，因为很多时候它没有任何意义。相信我们，你有权不第一时间查看邮件。
02.不要将检查邮件作为第一项任务
很多人习惯一坐下就先冲杯咖啡，并打开邮箱开始清扫邮件。这是个不太好的习惯，对一天的日程安排可能是致命的。这很容易理解：你可能会把邮件中提及的一大堆事项加入代办清单，包括你昨天没能及时收到的一些，这些事情可能会导致你真正需要处理的工作被打乱或拖延。
请将检查邮件的任务安排在其他时间点，并有益身心地开始一天的工作：思考一下今天的任务，随便涂鸦发挥一些创意，或者刷在网上几篇设计文章。接下来，请先专注于自己的本职工作，然后再打开邮件客户端。
03.不要把电子邮件当代办清单用
很多人习惯于把某些邮件设置为星标邮件，或者干脆让他们出于未读状态，以提醒自己“稍后需要处理这封邮件”。但其实很多人心里清楚，源源不断的新邮件会将这封邮件淹没，让它离开你的收件箱第一页，很多情况下你会因此忘记它。所以，不要再把你的收件箱当作代办清单了，养成制作真正“代办清单”的习惯。
代办清单即To Do List，有很多方法可以实现它，从最简单地在电脑屏幕上贴便利贴，到使用手机APP不一而足，只要养成使用习惯，你就会发现代办清单的好处：它不仅可以让你接下来的安排清晰明了，还可以提醒你每件任务的时间节点（前提是你设置好了这些时间节点）。这将提升你的工作效率，并让你可以更好地支配空挡时间。
04.给你的邮件上色
对于创意工作者来说，对视觉的欣赏已经成为本性，即便你并非设计师，使用自动颜色代码来标记邮件也是不错的点子。包括Outlook在内的很多邮件管理系统都可以做到这些。操作方式大同小异，在类似“收件规则”的选项里，你可以设置给特定的邮件标注特定的颜色：比如将来自于某个特定客户的邮件标题涂上蓝色并加粗，或者将某个特定格式的内容文本标记为红色高亮（比如电子邮箱格式或网址）。特别是对于要同事对接大量客户的自由工作者来说，掌握这个技能可以让你的收件箱一目了然。
05.活用筛选功能
“收件规则”还可以帮你做到筛选，即将特定的邮件归类到特定的文件夹里。很多人把这个功能用的很极端，他们设定了规则让主收件箱里不会接到任何邮件（比如设置将发件人邮箱里带@字符的邮件都归类到子文件夹里），你并不需要做到这么极端，但仍有可用武之地。考虑一下那些最特殊的邮件，给他们设定自动整理规则就可以了，如我们上面提到的，可以将所有已知客户的邮件收到同一个文件夹里。
很多第三方系统都会有“邮件提醒”之类的功能，比如日程管理软件会每隔一段时间向你发送整理过的近期日程，这时你就可以使用“收件规则”将它们规整起来。日后不仅查看和导出更加方便，也更容易做统一分析。
如果你使用Gmail，可以发现它使用“标签”功能而非筛选。这个功能实际比筛选更加强大，你可以给一封邮件打上多个标签，实现多条件筛选。
另外，大多数商业邮件系统都拥有智能管理的能力，来帮你抵挡垃圾邮件并帮助你整理收件箱。比如你可以设置将收件箱内超过30天的邮件自动整理到“已处理”文件夹，或者将“已处理”文件夹内超过180天的邮件自动整理到“回收站”文件夹，这些功能可以帮你管理有限的邮箱空间，减少无关邮件的数量。
06.使用签名功能快速制作标准化邮件
我们经常会发一些类似的邮件，它们可能有统一的格式：或顶部有公司的Logo和标准慰问语，或底部有标准结束语，或最后有系列联系方式。如果单纯把它门保存下来并依靠复制粘贴，长此以往会占用大量的时间。
为了解决这个问题，大部分邮件客户端都有“签名”功能，它允许你将任意内容作为邮件的签名，自动添加到邮件内容中。你可以制作多个签名用以不同的用途，这样在新建邮件的时候就不用费力去寻找标准格式，只需点击相应的签名，内容就会自动添置好。
07.非工作时间最多分类邮件，而不要逐一查看
你可能非常想在休息时间看看邮件，尤其当你是自由职业者或管理层人员时。但我们却要给出相反的建议：不要在工作时间之外查看邮件。你可能不理解也不接受，但请考虑一下工作和生活的平衡问题，我们建议你即便要在休息时间管理邮件，也只是分类他们。
或许你的家人不会在乎你在看电视时用手机刷刷邮件，但工作相关的邮件回引起你的思考甚至是你焦虑，单纯为了你明天有个更好的工作心态，也不建议你这么做。
如果你说什么也要在休息之间这么做，建议你只进行整理和删除，把要救的火留到明天吧！当然，非常特殊的情况也要特殊处理。
08.不要妖魔化来件通知
很多关于邮件管理的文章会建议你关掉来件通知，但某些情况下你通过这些通知功能来可以快速处理邮件，并提高你的工作效率。
比如Windows 10自带的邮件系统，如果开启通知会在右下角弹出。当右下角的邮件值得快速回复的时候，你只需要点击通知就可以调用邮件客户端，而不用关掉或最小化正在处理的Photoshop等窗口。这样也许因为你的快速回复，很多项目的进度可以被大大提前。当然，如果弹出的邮件是低价值信息，无事它就可以了。
09.需要专注工作时，关掉邮件提醒和其他干扰项
有些时候，你需要足够专注地进行工作：方案撰写、图形设计、音频处理……此时你可能会进如极佳的工作状态，而一点叨扰就可能毁掉它。此时，你应该彻底关闭邮件提醒以及其他干扰项，保持周围环境的安静与整洁，以便让你全身心投入在项目上。有些APP可以帮助你实现一键暂时关闭所有提醒甚至暂时锁定手机的功能。
10.坚持“两分钟原则”
虽然我们不想在这篇文章中加入华而不实的鸡汤类小贴士，但《Getting Things Done》中有一句话在这里十分适用：如果一件事两分钟内就能完成，那么现在立刻马上就处理掉它。虽然这对某些长篇幅的复杂的邮件来说无济于事，但你可以利用这一原则快速处理掉那些简单的邮件，过后你会发现收件箱变得清爽友善多了。
11.尝试其他沟通手段
你可以思考一下平时都用邮件干什么。除了工作沟通之外，是否经常用来进行不必要的问候，或者只是确认很简单的事情？如果你发现大部分邮件都属于后两者，就应该考虑是否应该换一种方式。现在有很多即时通讯软件比电子邮件更适合上述用途，比如微信，多用这些方式沟通，浪费在邮件客户端上的时间就会减少。
《Macworld》
