年会将至！甲方，你该如何办好一场年会？
什么？你说现在才9月初，为什么要说到年会？年会不是好几个月之后的事情吗？并非如此，现在正式开展筹备的最佳时机。
过了这个村，就不是这个钱了。
关于今年年会……你不要说了我先头疼一会。
年会作为一个大多数员工都会期待的日子，却是策划人员的噩梦。即便是找了专业的代理公司负责，做对接人也不是什么轻松的事情。毕竟年会涉及到公司的精神、文化、风格、体系、战略等等，是不可能全部交给外包去决定的——如果你这么干，老板就要干你了。
所以，今天我们来聊一聊：作为甲方，你该如何进行年会筹备，又应该做什么呢？
笔者之前在知乎上有过一篇回答，比较粗略：
https://www.zhihu.com/question/53393164/answer/135789619
整体是根据具体任务，用倒推法来推算时间的。但是根据具体执行的需要，时间本身当然需要调整，往往会不那么容易推算时间表。这里本人将按照模块来梳理年会需要做的基本准备工作，并从甲方的角度叙述大体该如何安排时间。
班子组建
万事俱备，没了东风啥都不行——诸葛亮。
对一场活动来说，班子是最重要的，是推动活动执行的东风。对于甲方来说，明确公司里谁可以在年会筹备这件事上帮忙，这是非常必要的。
材料准备、供应商选择、方案预审、KV、细节对接、采购核算、节目监督、催场、主持……如果你可以一个人搞定所有问题，那我只能选择跪拜了。在筹备的开始阶段，就要跟相关人员碰个头打个招呼，即便是在年会开始前一个月才需要麻烦他，也务必提前安排。
跟人事沟通，确定核心人员在相关时期的休假安排，以及可能需要他们参与对接的时间，准备一份表格。不必过于详细，这张表的主要作用是：紧急需要帮忙时不至于从头开始想要找谁。
《表格1：2017公司年会内部筹备人员联络表》
拿到乙方的方案，并审议修改通过后，准备工作应该已经有了框架。这时，根据所有准备工作涉及到的项目，明确分工，制定表格。
表格必须包括所有目前能够想到内容的执行人和负责人。执行人可为乙方或甲方，而负责人需要为甲方。负责人的工作是对接修改细节，以及监督到位与否，人选建议从表格1中按职位抽取。
这张表格应该在在乙方提供的《2017公司年会项目进度表》之上进行修改补充得到。
《表格2：2017公司年会项目进度表（含执行人及负责人）》
在活动筹备的中后期，也就是活动开始前1个月左右，大部分准备工作应该已经开展甚至接近尾声了。这时年会执行当天，或者当天及前一天，具体的明确职责就很有必要了。届时，需要有正确的人去处理突发情况，管理工作细节等。
因此，需要和乙方全方位沟通，制定表格。表格应该包括当日所有负责人的电话，包括甲方和乙方雇佣的第三方供应商、场地提供商等。
如果你足够有心，可以将就近的医疗站、消防局等的电话查明家在表格里。这件事情务必要求乙方全力配合，明确到人。
《表格3：2017公司年会当日联络单》
时间管理
计划赶不上变化，没有计划就要被变化按在地上摩擦——鲁讯。
时间安排是最重要的。当然，这篇文章讲的就是如何做年会筹备的时间安排，放在这里可能显得有点突兀。
一切的起点，都在决定开始筹备年会的那一刻。那么，公司到底应该提前多久筹备年会？我们来简单算一下——一般来说，公司举办年会的时间在元旦之后，过年之前，我们姑且算作有7周时间吧。举办年会租用场地，一般是租用2天以便彩排和装潢。那么，同一个场地只有25个档期。拿上海来说，能举办超过1000人晚宴的外租场地总共不到10个，也就是仅有250个可用档期。而上海规模超过1000人的常驻公司有几千家呢？人数更少一些，场地的选择是多了，可公司多得更多，尤其是那些物美价廉的好场地，想在如意的时间抢到手更是难上加难。另外，很多活动公司常年垄断优质场地，也给这场战争增加了很多难度。
所以一般来说，建议提前4-6个月选择场地并签下预定。这么早可能老板还没想到年会的事情——如果你确定对接人一定会是自己，那不要在乎怎么多，先选起场地和供应商吧！
做张表格丢给老板，让他去琢磨。
《表格4：2017公司年会场地和供应商预审表》
选好供应商，把需求说清楚，就自然能催到一份表格，上面已经提到过了。
《表格2：2017公司年会项目进度表（含执行人及负责人）》
就算策划想的再好，年会筹备过程中流程是不可能不变化的。尽管如此，提前估好流程也是必要的，对主持人、演员来说，知晓每个环节的时间节点能扼杀不少麻烦。
这份表格不用你来做，只需要向乙方催要，然后审下就可以了。同时你可以拿到其他材料，和时间流程是息息相关的。
《表格6：2017公司年会时间流程》
《表格7：2017公司年会节目单》
《文档1：2017公司年会主持人串词》
材料呈递
空洞的、模糊的、别人看不懂的都是废话——亚里士多德。
材料呈递是重中之重，甚至可以说是对接人的主要工作。从工作之初，你就需要找到公司领导，让他们为年会定调，最好能把口号也定下来。
因为除了基本需求之外，为了一份合适的方案，你还需要向乙方扔材料。如果老板不愿意配合你想，你就把公司介绍文档扔过去吧，什么公司精神啊、slogan啊都可以，大原则是：可以让老板觉得不好，不要让老板觉得不对。
《文档2：2017公司年会主题和内容》
收方案，选一选，然后整合修改一下给上级或老板。注意，方案里创意可以没太有，但报价单是必须有的，而且要尽量详细，重点不在一共多少钱，而是在报出的内容是否有合理的单价。多对比，乱收费的可以直接PASS。
然后就静候消息吧，十天半个月不给正式回复也是有可能的。
《文档3：2017公司年会方案初选》
然后就是拉锯战了。最终，你们会交换以下文件：
《文档3+X：2017公司年会方案修改意见X》
《文档4：2017公司年会方案定稿》
《表格8：2017公司年会物料表&报价单（初稿）》
以及细节的执行。涉及到的交接文件会非常多，以下只是举出了部分例子：
《文档5：XX公司VI标准文件》
《文档6：2017公司年会KV设计初稿》
《文档6+X：2017公司年会KV设计定稿》
《文档7：2017公司年会设计样图（含3D效果图）》
《表格9：2017公司年会采购清单（含礼品）》
《表格10：2017公司年会到货情况详单》
《表格11：2017公司年会节目初选》
《表格11+X：2017公司年会节目定稿》
《表格12：2017公司年会印刷品清单》
《表格13：2017公司年会印刷品到货情况详单》
保留余地
给自己留下空间，不然可能死的很惨——达尔文。
凡是活动，余地是尽可能要留下的：
- 印刷品至少预留5天，需要快递的情况下至少7天。
- 采购至少预留10天，有清点的必要。
- 活动前3天最好没有预先安排，突发情况总会有的。
- 关键环节必须有备案，比如告知主持人备选的发言领导。
- 节目彩排至少提前6小时，但那往往是场地筹备最忙碌的时候。
- 所有音频视频至少提前1天测试，重新压制勉强可以赶上。
- 预算最好有多出的几千元，预备突发情况
- 奖品和号码牌之类的，必须准备额外的数目。
其他
剩下的交给乙方去解决吧——万能的老板。
不要着急结束，有些事情还是需要你这个对接人做的。
这几份文件，你必须签署或有公章备份：
- 《XX场地租用协议》
- 《关于XX为XX进行年会策划和执行的合同》
- 《保险购置确认书》
这几个会议或活动，你必须要开或参加：
- 公司内部年会方向确定会
- 公司内部相关人员碰头会
- 加以双方意见交换会，多场
- 看场地
- 活动前夕的活动执行碰头会
目前就想到这么多，如有补充或意见建议，欢迎提出！
