如何提高会议效率

你也许饱受冗长无聊的会议的困扰,甚至决定再也不参加会议。你也许找了各种方式以在会议上开小差,让这段时间过去地更容易些。

很多人都倾向于认为会议是十足的时间杀手,具有强大的破坏力。的确,很多会议漫长、无聊、缺乏成效,甚至以错误的原因召开。从远古时期,人们就喜欢聚集起来解决问题,从当时的共同狩猎以提高生存率,到现在的共同解决问题都是如此。然而,很多时候这种聚集只是一种心里慰藉,却不能带来任何成效。

从逻辑上来说,那些无法产生效益的会议应该从日程上抹去。但这也会带来一损失,因为我们往往是在这类会议上达成某种一致目标的(即便会议没有为该目标贡献任何建议),而没有它我们可能就会缺少这种“协议的一致性”。很多人认为缺少一致性只是一种假象,但合作任何事情都需要某种一致。

人们只能通过三种方式和他人交流:口头语言(说话)、视觉语言(写字、画图)和物理语言(肢体语言)。在会议中,这些交流同时存在,会给我们很强的认同感,避免个体在执行过程中感到孤立或错过时间节点。

因此,会议是必要而有效的手段。有意义的可以划分为三种:

  • 快速会议:以解决一个明确的挑战或达成某种一致为目的。这类会议应该在5分钟到20分钟之内完成,每个人在会前就应准备好自己的论点。
  • 业务会议:在范围内探讨一个的问题。这类会议可能长达1到2个小时,应取得的成果可以为找到解决方案或对问题有更深入的认识。
  • 开放会议:以解决一个复杂的问题为目标进行的开放式讨论,可能长达2个小时,甚至持续几天,研讨会一般属于开放会议。应取得的成果包括原型、角色、战略、计划等。

在认识到这三种会议的作用和区别后,你可以采取一些手段让会议快速完成,甚至可以去掉部分不必要的会议。

快速会议

如果你需要团队决策,有些方式可以代替会议解决这个问题。所以在召开会议之前,先思考一下邮件或者线上沟通是否足够。当然,如果你真的认为有必要让大家当面交换意见,召开一场目标明确的简短会议也是可以的。

使用便利贴可以有利于团队成员充分讨论某个问题,而又避免当面争吵,操作起来很简单:让大家就某个在便利贴上问题写下自己的想法,而不是说出来,然后将便利贴统一黏贴到公开的白板上。这样一来,每个观点都可以被很好的说明并被大家看到,也可以避免观点重复而导致的时间浪费。更重要的是,这样一来不管是内向的成员还是外向的成员都可以畅所欲言。

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业务会议

这个时间长度的会议是最糟糕的,长达1个小时会议会毁掉整个工作日,割裂完整的工作时间,降低整体工作效率。如果不得不召开这类会议,试着将它分为几个部分召开多次快速会议,这样可以降低会议的危害。你可以试着用这种方法将业务会议彻底消除,带来的成效或许会让你感到惊讶。

如果真的要召开这种会议,应该提前安排5到6个负责引导会议的人。这些人应该分别负责引导会议的不同流程或不同议题的展开,对自己负责的流程或议题非常熟悉,并了解这部分应该达成怎样的效果。好的引导者是会议的灵魂,需要让每个相关的人都有机会参与沟通并出谋划策。

然而引导者不应该提出主观观点,如果他们这么做,发言的人可能会因为观点和引导者过于相近或相差甚远而不愿意发言。因此在选择引导者的时候,应该选择一个懂得大局而专业知识不那么强的人,这样才能更好地保证他能聆听每个人的意见,而非自己分析问题。

另外,结合参与者的特色来调整会议形式也是不错的。如果与会的是一群策划者,那么就多用些涂鸦来描述观点。如果是一群会计师,那么把重点放在数字上。总的来说,可以试着将会议的内容和与会者的工作结合起来,当你可以使用他们的“行话”,交流将会更加顺畅。

开放会议/研讨会

这类会议是最复杂的,需要精密的策划,详细的会议手册,对会务的细致管理以及对与会人员的安排。不论你的研讨会是围绕项目计划、原型讨论还是公司创立,建议你参考以下建议:为会议设立一个基本规则。

所谓基本规则可以有很多种,但它需要是明显的,被每个与会者所知的。比如:

  • 请思考,你的建议会为这个项目做出怎样的实际贡献?
  • 当你听到你认为合适的建议,请写下来贴到白板上。

这样的基本规则虽然简单,但可以很有效地将各种讨论转化成实际有用的信息,增加会议的成效。

总而言之

会议由很多种类型,但无论如何,它的目标都必须是明确的。在明确的目标下,选择怎样的会议方法,可能就决定了会议到底是持续15分钟还是1个小时。试着在下次开会前好好想想这个问题吧!

英文自《Generate London》

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卡米雷特

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