什么是PDF文件?我们为何需要PDF文件?

如果要问:你最近打开过PDF吗?很多人都会给出肯定回答。PDF已经成为很多岗位工作的一部分,尽管很多文件格式现在逐渐消失,但PDF仍然大红大紫。

但你是否考虑过其中的原因?PDF是怎么工作的?为什么PDF格式很重要?为什么PDF能够流行至今?让我们一起来探索答案吧。

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PDF的发展史

PDF是可移植文档格式(Portable Document Format)的缩写,是由著名的Adobe公司创造的。PDF出现于1990年,是当时Adobe“存储所有内容到单一文件”的解决方案。在当时,互联网还在起步阶段,因此PDF主要由电脑端导出用于印刷。企业使用PDF文件存储海报、传单和其他文件,只要交付给印刷厂就可以生产。

但PDF的推广并不那么迅速。用于编辑PDF的Adobe Acrobat当时是一款较难掌握的软件,PDF格式也没有今天这么多功能,另外使用当时的拨号上网技术传输大型PDF文件是一件十分痛苦的事情(因为太慢了)。几年后,Adobe发布了买南非软件Adobe Reader,可读性让PDF很快击败了诸多竞争对手,成为了一种标准文件。

有趣的是,PDF本来是Adobe的专有格式,生成和修改都要通过Adobe旗下的软件来实现。在2008年,Adobe决定放弃PDF所有权,将PDF作为开放标准。如今,PDF仍然履行着它的智能,但已经独立于Adobe之外,因此你才可以用各种第三方软件来查看、生成和修改。

PDF是如何工作的

为了解释PDF出现带来的变革性作用,我们必须先了解当时的情况。在19世纪90年代初期,平面设计软件生成的文档大得惊人,特备是在嵌入了图片、字体或其他元素后。要知道,当时最先进的个人计算机也比你现在正用的要差得多,因此任何一点性能都是十分关键的。

为解决这个问题,软件工程师开始使用外链式资源;举例来说,如果你要在文档中用某个字体,那么在存储的时候,你可以不把字体文件嵌入到文档中,取而代之的是将字体的名称和安装文件夹储存下来,并在需要的时候调用。这种方式大大缩减了文档尺寸,使得硬盘空间得到了释放。

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这种方式在单台电脑上非常便捷,然而如果你想把文档拷贝到其他电脑上运行,问题就来了:那台电脑上可能没有你用的那款字体,这时候文档开起来就不是本来的样子了。你可以想象一下,只因为没有将字体一起发送,而导致了你重要的文件被印刷地一沓糊涂,那会有多么绝望。

PDF的出现解决了这个问题。Adobe开发出了一种技术,可以整合文档的所有内容到单一的文件内,并且让文件的大小在可接受的范围内。很显然,PDF这种解决方案比当时原有的操作方式要简单有效的多。

这种优势最终将DPF上升为一种标准。

为何PDF那么重要

PDF最大的优势就是可移植性,它意味着:PDF文件在任何设备上看起来都是一样的。不论你用的是Windows 10、Mac、Chrome OS、Android、Windows Phone、iPad还是Windows XP,或者任何支持PDF的软件硬件组合,PDF都可以原样展现。

举个例子作为对比,如果你要发送一个微软Word文件给某人,那么就会有问题:如果对方的电脑上没有微软Word这款软件呢?如果版本不同呢?的确,他们可以选择用Google Docs或WPS打开,但打开后的排版可能和原来的完全不同。尤其是在Word文件中有大量的表格、图片等元素的时候,用其他设备打开可能会出问题:这些元素甚至可能会跑到边距线以外。如果对方用智能手机打开你的Word文件,那可能就更糟糕了。

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所以总的来说,PDF是为了浏览而存在的。你在自己的电脑上保存PDF后它是什么样子,别人打开后也会是什么样子。另外,作为一种标准,你根本不需要安装PDF查看器,现代浏览器几乎都可以直接打开PDF。不过PDF的编辑比较困难,除非你购买Adobe Acrobat、Foxit Phantom PDF或Nitro这样的软件,否则对PDF的编辑能力是比较有限的。

为何PDF仍如此流行?

除了上面说到的可移植性,PDF还有几个性能上的优势让它被广泛使用。

首先,PDF有带参数的安全设置,在制作PDF文件时,你可以将PDF设置为不可打印、不可注释或不可复制文字。通过这些设置,当政府或企业等有需要的时候,可以按需限制用户行为并将处理过的PDF通过网络发布。此外,你还可以给PDF加密码。

另外,你可能不知道PDF还支持表单功能。PDF的制作者可以在任何位置加入文本框让填写者补充信息,即便按照上述设置限制编辑,PDF的察看着仍然可以在预留的文本框处填入姓名、地址等要求的信息。另外,PDF支持电子签名,你无需打印就可以签署文件。

PDF还有很多说不尽的功能,比如注释、高亮显示、邮戳、超链接、动态同步内容等,这些功能让PDF在数十年内经久不衰。如今,大部分软件都支持导出PDF,扫描仪等光学设备也默认输出PDF,有些独立出版商甚至使用PDF制作电子书。PDF就是这样一个使用简单、功能多样、无处不在的格式,这使它成为了日常工作的必需品之一。

你了解到PDF了吗?

我们简单介绍了PDF的起源、工作原理和优势。但总的来说,PDF最出色的地方还是在任何操作系统、屏幕尺寸、浏览器和硬件设备的条件下,都可以保持文档内的格式不变。如果你很在意别人看到的文档内容是否和你设计的一样,PDF往往是不错的选择。这就是PDF,一个诞生超过20年的神奇文档格式。

What Is a PDF File and Why Do We Still Relyon Them?

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卡米雷特

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